La Confédération

COMMUNIQUÉ
Pour diffusion immédiate

Québec, le 16 avril 2020 – Les consignes gouvernementales sont claires et prises avec sérieux. Toutefois, pour assurer une saine gestion, certains gestes doivent être posés. Vous trouverez dans les lignes qui suivent, quelques suggestions de pratiques à mettre de l’avant dans le contexte actuel.

LOCATION DE LOGEMENTS ET SÉLECTION DE NOUVEAUX MEMBRES

Difficile d’empêcher les déménagements, surtout à l’approche du 1^er juillet. Voici donc quelques pistes de solution pour aider à planifier les démarches des prochains mois.

VISITE DE LOGEMENTS

Une visite de logements précède habituellement les entrevues de sélection lors du choix des futurs membres. Dans le contexte actuel, la visite d’un logement réalisée de façon virtuelle demeure la meilleure option. Il est possible de le faire en direct avec le candidat ou de lui partager des photos et/ou une vidéo du logement.

Voici une procédure pour les visites virtuelles de logements si c’est le membre occupant ou si c’est un membre désigné qui effectue la visite :

Visite faite par le locataire-membre :

Avant

• Partagez un descriptif du logement afin de s’assurer de l’intérêt des candidats.
• Demandez au locataire-membre que le logement soit propre et en ordre.

Pendant

• Utilisez une plateforme de style Skype, Zoom ou Facetime afin de faire visiter le logement[1] en temps réel au candidat.

Après

• Si la visite est conforme aux attentes du candidat, celui-ci pourra être invité à l’entrevue de sélection auprès du comité de sélection, également par vidéoconférence.

Visite faite par un membre désigné, n’habitant pas le logement :

Avant

• Partagez un descriptif du logement afin de s’assurer de l’intérêt des candidats.
• Demandez au membre occupant que le logement soit propre et en ordre.
• S’assurer que le membre désigné pour faire la visite virtuelle n’ait pas voyagé dans les 14 derniers jours et qu’il ne ressente aucun symptôme.
• Le membre désigné devra :
  • Bien se laver les mains avant d’entrer dans le logement;
  • Retirer ses chaussures avant d’entrer dans le logement;
  • Porter des vêtements propres;
  • Bien nettoyer et désinfecter le logement une fois la visite terminée;
  • Tenir compte des mesures de protection additionnelle souhaitée par le locataire actuel du logement.

Pendant

• Utilisez une plateforme telle que Skype, Zoom ou Facetime afin de faire visiter le logement[2] en temps réel au candidat.
• Lors de la visite virtuelle, demandez au membre occupant de bien nettoyer et désinfecter le logement.
• Évitez toute personne présente lors de la visite ou demandez aux personnes présentes de se tenir à la distance recommandée par le Direction de la santé publique (2 mètres).
• Demandez à la personne qui fait la visite de ne rien toucher dans le logement.

Après

• Nettoyez et désinfectez les poignées de porte du logement.
• Si la visite est conforme aux attentes du candidat, celui-ci pourra passer l’entrevue de sélection.

Entrevues de sélection :

Les entrevues de sélection représentent l’une des pratiques clés dans les coopératives d’habitation, difficile donc, de mettre de côté ce nécessaire privilège. Dans le contexte actuel, le rendez-vous à distance est sans doute la solution à privilégier. Que ce soit par Skype ou par Zoom, il vous sera possible de tenir vos entrevues de sélection à distance.

Déménagements :

Lors des déménagements, la SHQ présente, en collaboration avec la Direction de la santé publique, ces pratiques à mettre de l’avant :

• Limiter le nombre de personnes lors du déménagement;
• Respecter les règles de distanciation (deux mètres) avec les employés de la compagnie de déménagement ou avec les proches;
• Se laver les mains régulièrement;
• Désinfecter tous les meubles et électroménagers (avant et après le déménagement);
• Attendre un minimum de 24 heures avant de défaire les boites contenant du matériel non essentiel.

Conclusion des baux

Les Publications du Québec offrent l’opportunité d’acheter des baux de logement dans une coopérative en format électronique. Il est possible de les commander en ligne, en vous créant un compte, au coût unitaire de 1,99$ plus taxes.

Le bail en format électronique et la signature par courriel ont la même valeur légale que le contrat imprimé et la signature manuscrite (rdl.gouv.qc.ca).

Voici la procédure proposée par la Régie du logement :

Le bail est joint au courriel que s’échangent le locateur et le locataire. Le locataire l’imprime, le signe, le numérise et le retourne au locateur. Celui-ci procède de la même manière : à son tour, il l’imprime, le signe, le numérise et le retourne au locataire.

La numérisation peut se faire par ordinateur ou à l’aide d’une application gratuite sur un téléphone intelligent. Chaque partie a alors une copie de son bail, signé par toutes les parties concernées. Garder la preuve de l’envoi de vos courriels et votre bail en cas de litige.

Si vous ne possédez pas les outils technologiques pour numériser le formulaire de bail :

Le locateur peut faire parvenir par courriel une copie du bail qu’il aura préalablement rempli et signé. Lorsque le locataire en aura pris connaissance, il pourra répondre par courriel, en incluant le bail en pièce jointe : « J’accepte les termes et conditions du bail ci-joint. Cette réponse tient lieu de signature ». Gardez la preuve de l’échange de vos courriels et imprimez votre formulaire de bail en cas de litige.

Paiement de loyer

Les paiements de loyer représentent les revenus uniques ou quasi uniques des coopératives d’habitation. Il est donc important, même en ces temps difficiles, que les loyers soient récoltés. Dans ce contexte de vulnérabilité financière, nous invitons les ménages vivant des difficultés financières à communiquer avec le conseil d’administration.

Tenue des réunions du conseil d’administration

À moins d’un avis contraire dans le règlement de régie interne de la coopérative, il est possible de tenir des réunions du conseil en mode électronique, soit par conférence téléphonique, soit par internet (Zoom ou Skype). Planifiez de plus courtes réunions et ne traitez que des points jugés essentiels dans le contexte actuel.

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES ET TRANSMISSION DU RAPPORT ANNUEL

La direction de l’entrepreneuriat collectif du ministère de l’Économie et de l’Innovation nous a informés que : « Compte tenu des circonstances exceptionnelles vécues actuellement qui limitent les rassemblements, certaines coopératives pourraient éprouver de la difficulté à tenir une assemblée générale annuelle dans les délais prévus et être dans l’incapacité de transmettre une copie de leur rapport annuel au ministre dans les délais prescrits.

Dans ce contexte, le ministère de l’Économie et de l’Innovation fera preuve d’une certaine souplesse dans l’application des dispositions de la loi se rapportant à la tenue de l’assemblée générale annuelle et de la transmission du rapport annuel. »

Des mesures sanitaires exceptionnelles toujours à appliquer :

• Réduire au minimum les allers et venues dans vos immeubles;
• Éviter l’utilisation des buanderies;
• Nettoyer les lieux communs;
• Éviter les rassemblements dans les espaces communs extérieurs et intérieurs et pratiquer les mesures de distanciation sociales dans les lieux extérieurs, à l’arrivée du beau temps;
• Si des symptômes sont constatés chez un ou des résidents, appliquer immédiatement les mesures énoncées par la santé publique.

Pour plus d’information, contacter votre fédération.
Elle saura vous guider.

Des liens qui peuvent vous être utiles

[1] Notez que la plateforme Skype et Zoom demande une inscription gratuite et que Facetime demande des produits Apple.

[2] Notez que la plateforme Skype et Zoom demande une inscription gratuite et que Facetime nécessite l’utilisation des produits Apple.