Le conseil d’administration occupe une place centrale dans le fonctionnement et la bonne marche des affaires de la coopérative. Par exemple, c’est en général le conseil d’administration qui nomme les dirigeants, approuve les contrats avec les fournisseurs, désigne les personnes autorisées à signer au nom de la coopérative, prend les décisions relatives aux finances et voit au respect des règlements et politiques de la coopérative. C’est également le conseil qui admet les nouveaux membres, les suspend ou les exclut.

On pourrait définir le conseil d’administration d’une coopérative comme un groupe de personnes physiques (les administrateurs) élues par les membres, qui ont collectivement le mandat de gérer les affaires internes de la coopérative et ses activités. Il convient de souligner que le conseil est, par définition, un organe collégial et qu’en conséquence, c’est à la collectivité des administrateurs, et non à ses membres individuellement, que la loi confie les pouvoirs d’administrer la coopérative.

Le conseil d’administration d’une coopérative peut se composer de 3 à 15 administrateurs. C’est le règlement de régie interne de la coopérative qui en précise le nombre exact.

Tout membre d’une coopérative est normalement éligible à un poste d’administrateur. Mais d’autres catégories de personnes peuvent être éligibles, comme le représentant d’une fédération ou de la Confédération. Cette possibilité qu’offre la Loi sur les coopératives permet de renforcer le champ de compétences de l’équipe qui forme le conseil. Toutes ces personnes rendues éligibles par règlement ne peuvent en aucun cas excéder le tiers du nombre total d’administrateurs inscrit au règlement de la coopérative.

Notons qu’il est possible pour une coopérative comptant moins de 25 membres de ne pas élire de conseil d’administration et de fonctionner par convention d’administration par l’assemblée des membres. Toutefois, il s’agit là d’une exception et certaines conditions s’appliquent. D’abord, la convention des membres doit être écrite et faire l’objet du consentement d’au moins 90 % des membres. Une copie de la convention doit par la suite être transmise au ministère de l’Économie, de l’Innovation et des Exportations (MEIE) qui est le ministère responsable de l’application de la Loi sur les coopératives. C’est alors l’ensemble des membres qui administrent la coopérative, comme s’ils en étaient les administrateurs.

Pour accomplir les différentes tâches inhérentes au bon fonctionnement de la coopérative, on forme généralement des comités, auxquels participent les membres selon leurs intérêts et leurs compétences. Cette pratique permet de répartir le travail entre l’ensemble des membres. La participation aux comités fortifie en outre l’esprit communautaire des membres.

Les comités les plus courants sont ceux des finances, de l’entretien et de la sélection des nouveaux membres.  Plusieurs coopératives ont aussi des comités de secrétariat, de loisir, de participation, de bon voisinage, d’environnement.

Pour fonctionner efficacement, les coopératives se dotent de plusieurs outils : règlements, politiques et procédures, plan de gestion, plan d’entretien, contrat de membre, cahier de membre, etc.

Si les coopératives ne sont pas en mesure de se doter elles-mêmes de ces outils, elles peuvent obtenir le soutien de la fédération dont elles sont membres ou de la CQCH pour les implanter ou pour les mettre à jour. Elles peuvent par ailleurs obtenir une multitude d’autres services auprès de leur fédération, notamment des services de formation de même que plusieurs guides et outils conçus par le Mouvement, comme :

• Le Guide pratique de gestion des coopératives d’habitation
• Le Guide d’entretien préventif
• Le guide La Régie du logement de A à Z
• Les modèles de politiques et de règlements
• Les Fiches d’information juridique
• Les guides de bon voisinage
• Le guide de soutien à l’autonomie des membres aînés, Bien vieillir en coopérative
• Le guide Démystifier les troubles mentaux : repères et bonnes pratiques
• Le guide À la recherche d’un partenaire financier
• La revue L’Écho-hop! D’HABITATION

L’essence même de la coopérative d’habitation au Québec réside dans le fait que les membres adhèrent à un ensemble de valeurs répandues dans toutes les coopératives à travers le monde

Prise en charge

La prise en charge repose sur la croyance que toute personne peut contrôler sa propre destinée et doit s’efforcer d’y parvenir. Les coopérateurs croient cependant que le plein développement d’un individu ne peut se faire qu’en collaboration avec d’autres personnes. En agissant individuellement, une personne est limitée dans ce qu’elle peut faire et accomplir, alors que par des actions conjointes et une responsabilité mutuelle, on peut réaliser davantage, surtout en augmentant son influence collective sur le marché et vis-à-vis les gouvernements.

Les individus se développent également au travers d’une action coopérative en raison des qualifications qu’ils acquièrent en facilitant la croissance de leur coopérative, par la compréhension de leurs pairs, membres de la coopérative, et par la connaissance qu’ils gagnent de la société dans son ensemble. À cet égard, les coopératives sont des institutions qui prônent la formation continue et le développement de tous ceux qui y sont engagés.

Responsabilité personnelle et mutuelle

Responsabilité signifie que chacun des membres assume ses responsabilités vis-à-vis de la coopérative à laquelle il appartient, tant au moment de sa création que pour le maintien de sa vitalité. De plus, les membres ont la responsabilité de promouvoir la coopérative auprès de leur famille, leurs amis et connaissances; enfin l’expression signifie aussi que les membres ont la responsabilité de s’assurer que leur coopérative reste indépendante des autres organisations publiques ou privées.

Égalité

Les coopératives reposent sur l’égalité. L’unité de base de la coopérative est le membre qui peut être une personne physique ou un groupement de personnes. Cette prise en compte de la personne humaine est l’une des principales caractéristiques distinguant les coopératives des entreprises gérées essentiellement en fonction des intérêts du capital. Les membres ont un droit de participation, un droit d’information, un droit d’être entendus et de prendre part aux décisions. Les membres doivent être associés de la façon la plus équitable possible, ce qui peut être difficile dans les coopératives de grande taille ou dans les fédérations de coopératives. En fait, le souci de réaliser et de maintenir l’égalité est le défi permanent des coopératives. En fin de compte, il s’agit autant d’un principe de conduite des affaires de la coopérative que de l’énonciation pure et simple d’une règle.

Équité

De la même façon, maintenir l’équité à l’intérieur de la coopérative est un défi continu. L’équité fait d’abord référence à la façon dont les membres sont traités à l’intérieur de la coopérative. Ils doivent être traités de la même façon, en récompensant leur participation à la coopérative par le paiement de ristournes, par des versements aux réserves en capital en leur nom ou par des réductions de leurs frais.

Solidarité

La dernière valeur de fonctionnement est la solidarité. Ce concept a une longue et difficile histoire au sein du mouvement international. Dans les coopératives, cette valeur est l’assurance que l’action coopérative n’est pas simplement une forme déguisée d’intérêt égoïste. Une coopérative, plus qu’une simple association de membres, est aussi une collectivité.

La solidarité signifie également que la coopérative a la responsabilité de l’intérêt collectif de ses membres ; dans une certaine mesure, elle représente des actifs financiers et sociaux qui appartiennent au groupe, actifs qui sont le résultat d’une participation et d’efforts collectifs. Ainsi, la notion de solidarité souligne le fait que les coopératives représentent davantage qu’une simple association d’individus mais qu’elles sont un exemple de responsabilité mutuelle et de force collective.

La solidarité signifie en outre que les coopératives sont liées, qu’elles aspirent à la création d’un mouvement coopératif uni, sur les plans local, régional, national et international, afin d’offrir aux membres des biens et services de la meilleure qualité qui soit au meilleur prix possible. Enfin, elles collaborent afin de présenter un front commun au public et aux gouvernements et elles acceptent qu’il existe un trait commun parmi les coopératives, quels que soient leurs buts ou leur contexte particuliers.

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Source : site Internet de COOPSCO

Les coopératives sont également guidées par un ensemble de principes qui les soutiennent dans la gestion quotidienne de leur entreprise. Les principes coopératifs constituent les lignes directrices qui permettent aux coopératives de mettre leurs valeurs en pratique.

Les principes de la coopération sont ceux que défendaient déjà les fondateurs du mouvement coopératif au XIXe siècle. En 1995, à l’occasion du 100e anniversaire de l’Alliance coopérative internationale (ACI), une mise à jour de la formulation des principes faisait partie de la nouvelle Déclaration sur l’identité coopérative. Il s’agissait de restituer dans le contexte du XXIe siècle les fondements sur lesquels repose la coopération.

Adhésion volontaire et ouverte à tous

Les coopératives sont des organisations bénévoles, ouvertes à toutes les personnes aptes à utiliser leurs services et déterminées à prendre les responsabilités des membres, sans distinction de sexe, sociale, raciale, politique ou religieuse discrimination.

Pouvoir démocratique exercé par les membres

Les coopératives sont des organisations démocratiques contrôlées par leurs membres qui participent activement à l’établissement des politiques et prendre des décisions. Les hommes et les femmes élus comme représentants sont responsables devant eux. Dans les coopératives primaires membres ont des droits de vote égaux (un membre, une voix) et les coopératives d’autres niveaux sont aussi organisées de manière démocratique.

Participation économique des membres

Les membres contribuent de manière équitable au et le contrôle démocratique, la capitale de leur coopérative. Au moins une partie de ce capital est habituellement la propriété commune de la coopérative. Les membres reçoivent généralement une rémunération limitée, le cas échéant, du capital souscrit comme condition de leur adhésion. Les membres affectent les excédents à tout ou partie des objectifs suivants: le développement de leur coopérative, éventuellement en constituant des réserves, dont une partie au moins est impartageable, ristournes aux membres en proportion de leurs transactions avec la coopérative; et le soutien d’autres activités approuvées par les membres.

Autonomie et l’indépendance

Les coopératives sont des organisations autonomes d’entraide, gérées par leurs membres. Si elles concluent des ententes avec d’autres organisations, y compris les gouvernements, ou des capitaux de sources externes, ils le font dans des conditions qui préservent le pouvoir démocratique des membres et maintiennent leur autonomie coopérative.

Éducation, la formation et l’information

Les coopératives fournissent l’éducation et la formation de leurs membres, des représentants élus, des gestionnaires et des employés afin qu’ils puissent contribuer efficacement au développement de leurs coopératives. Elles informent le grand public sur la nature et les avantages de la coopération.

Coopération entre les coopératives

Les coopératives servent à leurs membres et renforcer le mouvement coopératif en travaillant ensemble à travers des structures locales, nationales, régionales et internationales.

Engagement envers la communauté

Les coopératives contribuent au développement durable de leur communauté grâce à des politiques approuvées par leurs membres.

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Source : site Internet de l’Alliance coopérative internationale (ACI)

Les règles d’action coopérative sont les suivantes :

1. L’adhésion d’un membre à la coopérative est subordonnée à l’utilisation réelle par le membre lui-même des services offerts par la coopérative et à la possibilité pour la coopérative de les lui fournir;
2. Le membre n’a droit qu’à une seule voix, quel que soit le nombre de parts qu’il détient, et il ne peut voter par procuration;
3. Le paiement d’un intérêt sur le capital social doit être limité;
4. L’obligation de constituer une réserve;
5. L’affectation des trop-perçus ou excédents à la réserve et à l’attribution de ristournes aux membres au prorata des opérations effectuées entre chacun d’eux et la coopérative ou à d’autres objets accessoires prévus par la loi;
6. La promotion de la coopération entre ses membres, entre ses membres et la coopérative et entre celle-ci et d’autres organismes coopératifs;
7. La formation des membres, administrateurs, dirigeants et employés en matière de coopération et l’information du public sur la nature et les avantages de la coopération;
8. Le soutien au développement de son milieu.

1982, c. 26, a. 4; 1995, c. 67, a. 2; 2003, c. 18, a. 3.
Source : Article 4 de la Loi sur les coopératives (L. R. Q., c. C-67.2)