[Mise à jour : 15 avril 2020, 12 h 45]

https://services.fecham.coop/conseils-aux-membres/

Les coopératives pourront continuer à recevoir leurs états financiers et tout autre document important pendant cette période. Toutefois, il se peut que les délais soient un peu plus long. Vous aurez aussi accès à la plupart de nos services par voie téléphonique. 

Dans l’objectif d’assurer la sécurité de tous, tant notre équipe de travail que nos membres et nos clients, nous croyons que c’est la meilleure décision à prendre pour l’instant.

Les présidences d’assemblée, les séances d’information ainsi que les formations ne sont plus des services offerts pour le moment cependant, nous maintenons par contre les services pour les enquêtes de crédit.

Les conseillers en gestion immobilière et les agents en gestion financière continueront de travailler avec les coopératives, mais communiqueront avec les concernés afin de préciser les différents aménagements nécessaires à la continuité des services. 

Nous profitons pour remercier de nouveau pour  votre confiance et de la collaboration dont vous faites preuve afin qu’ ensemble nous puissions traverser cette épreuve et en ressortir plus fort .

Recommandations et conseils aux instances et membres des coopératives d’habitation :

Le ministère met à disposition une affiche que vous pouvez mettre sur les babillards ou dans les passages : Imprimez-la. La Fédération a aussi émis des recommandations en format PDF à afficher dans la coopérative.

Que faire lorsqu’un cas de COVID-19 est confirmé parmi les locataires 

À l’attention des gestionnaires, coordonnateurs, conseiller en gestion ou aux conseil d’administration

Les présentes consignes s’appliquent lorsqu’un cas est confirmé et non lorsqu’un locataire est en attente de résultat du test de dépistage.

Pour les membres : 

• Évitez tout rassemblement dans les salles et les salons communautaires et ce, tant pour les activités de loisirs, les ateliers que toute forme de réunions des locataires;

• Lavez-vous les mains régulièrement, évitez tout déplacement jugé inutile. 
  • Dès que vous avez ou pensez avoir des symptômes, suivez les recommandations du gouvernement : quebec.ca/coronavirus
• Nettoyez régulièrement dans votre logement les surfaces en contact avec vos mains (poignées, comptoirs, etc.);
• Lors d’un contact avec une autre personne, gardez une distance d’au moins deux mètres et à veiller à ce que les interactions soient brèves;
• L’utilisation des ascenseurs est réservée à une seule personne à la fois ou à un couple vivant dans le même logement; 
• Si un cas se déclare dans votre coopérative ou si vous êtes diagnostiqué (uniquement un cas confirmé par un médecin), communiquez avec le conseil d’administration par téléphone ou par courriel. Ce dernier pourra alors s’assurer de bonifier les mesures sanitaires en place pour assurer la sécurité des membres;
• Si vous présentez des symptômes, comme la toux, la fièvre ou des difficultés respiratoires, si vous avez été en contact avec une personne présentant ces mêmes symptômes ou bien si la COVID 19 vous inquiète, appelez, sans frais, au 1 877 644-4545 ou consultez quebec.ca/coronavirus.

Suivez bien les consignes du Ministère, si vous êtes en contact avec une personne atteinte, si vous êtes atteint, si vous revenez de voyage, ou si vous êtes en attente de résultat. 

• LOYERS À PAYER : Si vous avez des loyers à payer au conseil ou à son mandataire, priorisez les virements automatisés. Sinon, organisez-vous de manière à éviter tout contact physique; 

  Exemple : prévenez le mandataire, puis déposez dans la boite postale de la coopérative votre loyer sous enveloppe, organisez-vous ensuite pour recevoir d’une manière similaire votre reçu; 

  • Retard ou entente de paiement : si vous avez de la difficulté à payer le loyer, vous devrez communiquer avec le conseil. Considérant la situation, le conseil pourra éventuellement faire preuve de souplesse. Si vous êtes dans l’impossibilité de payer l’entièreté du loyer, communiquez rapidement avec le conseil qui pourra éventuellement vous proposer une entente de paiement, afin d’échelonner le loyer sur plusieurs mois. 

• DÉMÉNAGEMENT : Le Conseil ne peut pas interdire à un locataire de déménager. Par contre, il est fortement recommandé de reporter le déménagement, si possible.

  Si le report du déménagement n’est pas possible, il est recommandé de mettre en place des mesures de protection, et ce, avant, pendant et après le déménagement, notamment :

  • Limiter le nombre de personnes lors du déménagement; 

  • Respecter les règles de distanciation (deux mètres) avec les employés de la compagnie de déménagement ou avec les proches;

  • Se laver les mains régulièrement;

  • Attendre un minimum de 24 heures avant de défaire les boîtes contenant du matériel non essentiel;

  • Désinfecter tous les meubles et électroménagers (avant et après le déménagement). 

     

Pour le conseil et les comités :

Fermez les salles communautaires et les espaces communs utilisés pour les activités.

• Reportez vos réunions et vos assemblées 
  • Concernant les délais pour transmettre les rapports, la Fédération et la Confédération s’assurent de faire les suivis auprès des différentes institutions gouvernementales et des organisations afin que les délais soient repoussés, compte-tenu des circonstances exceptionnelles. Le Ministère de l’Économie et de l’innovation a confirmé le prolongement du délais pour la remise du rapport, jusqu’à ce que la Coopérative puisse tenir son assemblée. 
  • Si vous devez organiser une réunion, priorisez les conférences téléphoniques à la place des rencontres présentielles. 
    • De nombreuses plateformes offrent des outils pour permettre d’organiser ces conférences (Zoom, Google Hangouts, Facebook messenger, Skype, Teams, etc.) 
• Pour les documents à signer ou à envoyer, numérisez et privilégiez les envois via courriel ou la poste, et évitez les rencontres en personne;
  • Pour la transmission des avis de modification de baux (ceux de 12 mois), vous avez jusqu’au 31 mars pour les faire parvenir :  envoyez les par courriel, et demandez une confirmation de réception de la part du locataire. Cela fera office d’accusé de réception. Si cette option est impossible, appelez le membre, précisez lui que vous laisserez l’avis sur ou devant sa porte; ce dernier devra alors signer une copie comme quoi il l’a reçu et vous la faire parvenir dans la boite courrier de la coopérative. 
• Limitez les interventions dans les logements, uniquement pour les réparations urgentes;

• ENTRETIEN DES ESPACES COMMUNS :
  Vous devez vous assurer de mettre en place des routines d’entretien supérieures à celles que vous avez. Le comité d’entretien, la personne responsable ou des membres désignés devront nettoyer régulièrement (munis de gants), les poignées de portes des espaces communs, les interphones, les boutons d’ascenseurs, les garde-fous, les rampes d’escalier, etc. tout ce qui peut être touché dans les espaces communs.
• LOYERS À PERCEVOIR :
  Pour les loyers à payer les premiers de chaque mois, priorisez les virements automatisés (Prélèvement Pré-Autorisé, virement Interac)  

   

  • Possible retard de loyer ou entente de paiement : si un membre a de la difficulté à payer son loyer, il devra communiquer avec le conseil. Considérant la situation, le conseil pourra faire preuve de souplesse pour tolérer les retards les prochains mois.
  • Si le membre est dans l’impossibilité de payer l’entièreté de son loyer, le conseil peut lui proposer des ententes de paiement afin le membres paie les soldes non-payés des mois à venir, plus tard dans l’année. Communiquez avec la Fédération, si vous avez besoin de modèle spécifique ou pour avoir un exemple de politique de paiement (admissibilité, fonctionnement, modalités de remboursement, etc.) 

• ET LES BAUX À SIGNER? : 
  Pour la signature des nouveaux baux, Vous pouvez proposer  temporairement, qu’elle se fasse de façon électronique, selon les consignes de la Régie du logement.  Le bail en format électronique et la signature par courriel ont la même valeur légale que le contrat imprimé et la signature manuscrite.
  L’achat du formulaire de bail obligatoire peut se faire en ligne, à partir du site des Publications du Québec. Lorsqu’ils ne peuvent le faire de façon électronique, les locataires peuvent toujours faire parvenir le bail signé par la poste. 

Référez aux consignes du Ministère, si un membre est en contact avec une personne atteinte, est atteint, revient de voyage, ou est en attente de résultat. 

Les interventions dans les logements (travaux et visites) 

Avant l’éventuelle visite d’un entrepreneur ou d’un candidat, il est recommandé au Conseil de poser les fameuses trois questions à chacun de vos futures visiteurs :

1. Présentez des symptômes liés au COVID-19? (Taux, Fièvre ou Difficultés respiratoires)
   • Si la personne répond oui, vous annuler la visite.
2. Revenez-vous de l’étranger? Si oui, depuis combien de temps?
   • Si cela fait moins de 14 jours, vous reportez la visite après la fin du délai d’isolement volontaire. Vous reposerez alors les questions 1 et 3 afin de revalider le profil du candidat
3.  Avez-vous été en contact avec quelqu’un présentant des symptômes ou revenant de l’étranger depuis moins de 14 jours?
   • Si la personne répond oui, vous reportez la visite après la fin du délai d’isolement volontaire.

Si la personne passe l’enquête : 

• Pour les réparations urgentes et nécessaires

Les membres locataires ont l’obligation de laisser accès à leur logement, si une réparation urgente et nécessaire devait s’y faire (on entend par là : tout ce qui pourrait nuire au logement et au bâtiment si aucune intervention n’était faite). Le conseil d’administration ou le comité d’entretien devront s’assurer de respecter et faire respecter toutes les mesures de précaution nécessaires et les règles sanitaires auprès de l’entrepreneur ou de la personne responsable des travaux : limiter le nombre de personnes, lavage de mains avant d’entrée dans le logement, nettoyage de poignées avant et après le passage de la personne, conserver les distances nécessaires entre les personnes, ne toucher à aucun objet du logement pendant l’intervention, nettoyer parfaitement l’endroit visé par l’intervention, etc. 

• En cas de visite pour d’éventuels nouveaux locataires 

24 mars : Le gouvernement du Québec recommande aux propriétaires (et donc aux coopératives d’habitation) de ne pas faire  de visites de logements au cours des trois prochaines semaines (jusqu’au 13 avril inclusivement). Merci de suivre la recommandation.

Vous avez validé les entrevues de sélection (faites à distance), et les enquêtes de crédit ont été faites; vous avez déjà partager le maximum d’informations sur le logement avec les candidats : vous pouvez désormais d’un commun accord avec le locataire privilégier des visites virtuelles pour les candidats intéressés par le logement. Le locataire ou un membre du conseil peut :

• • Prendre une vidéo de l’ensemble du logement;
  • Partager des photos de chaque pièce de l’appartement;
  • Faire un partage d’écran en live avec le candidat;

Le locataire quittant le logement devra collaborer avec le conseil ou le comité, voire même avec les candidats pour les visites virtuelles. 

Si vous êtes dans l’impossibilité de mettre en place ce système (après la période de trois semaines de pause), il est fortement recommandé de limiter les visites à une seule personne, et suivre les mêmes précautions que pour les réparations urgentes (voir ci dessus). 

L’entraide entre les membres et bénévolat dans la communauté

En ces temps de distanciation sociale, il est plus que primordial de faire preuve de solidarité et d’entraide entre les membres. Peut-être avez vous des voisins ou voisines qui vivent seul-e-s et qui auraient besoin d’aide s’ils sont plus âgés ou confinés? Voici un outil qui pourrait aider à contrer l’isolement; il a été développé par Santé Mentale Québec. 

Voir l’outil

Vous trouverez ici les CONSIGNES IMPORTANTES À SUIVRE POUR LES BÉNÉVOLES. Veuillez en prendre connaissance pour votre sécurité et celle des autres. 

Pour les coopératives personnes âgées avec services (Volet II : légère perte d’autonomie ou semi-autonomes)

Les informations dans les documents suivants s’adressent aux Résidences personnes âgées, aux CHSLD et aux ressources intermédiaires. Mais la plus grande majorité de leur contenu s’avère pertinent pour les coopératives d’habitation volet II [coopératives avec services (exemples : repas, maintien à domicile, entretien ménager) pour des personnes âgées en légère perte d’autonomie]
Que les conseils d’administration en prennent bien connaissance, et le transmettent au gestionnaire ou au coordonnateur de la coopérative.

Vous y retrouverez les consignes, les recommandations, les services essentiels à conserver : aménagements des lieux, aménagements des services, accueil des personnes de l’externe, entretien, gestion des repas, si des cas de COVID-19 se confirment etc. Bien entendu, le contenu des documents ne concernent pas toutes les coopératives et est exhaustif, ne prenez en compte que ce qui s’applique à votre coopérative. 

• Recommandations intérimaires concernant les organismes communautaires : mesures supplémentaires de prévention plus spécifiques aux organismes qui offrent de l’hébergement
• COVID-19  : directives pour les résidences de personnes âgées. 
• Mesures supplémentaires à mettre en place en cas d’incendie dans une résidence privée pour aînés
  lors de l’évacuation et au point de rassemblement pour éviter la propagation de la COVID-19

Actions supplémentaires  

En raison de la progression de la maladie à coronavirus COVID-19, le Ministère de la Santé et des Services Sociaux (MSSS) a publié le 26 mars de nouvelles consignes pour les résidences privées pour aînés (RPA), et les coopératives volet II.

Il est important de noter que ces directives, établies par ce ministère en vertu de la Loi sur la santé publique, ont autorité sur toute autre directive. Ces consignes s’adressent à toutes les catégories de RPA (incluant les coopératives volet II). Le MSSS a demandé aux CISSS et aux CIUSSS de mettre en place, avec chacune des résidences de leur territoire, un mécanisme de communication pour les soutenir dans leurs démarches et répondre à leurs questions. 

Le MSSS examine actuellement avec différents partenaires les mesures qui pourraient être mises de l’avant pour soutenir les RPA et les résidents dans l’application des consignes liées au confinement, à la surveillance et à la prestation de services supplémentaires liés à la COVID-19.

• Pour toute question au sujet de la COVID-19 : www.quebec.ca/coronavirus ou https://www.msss.gouv.qc.ca/…/maladi…/coronavirus-2019-ncov/
• Si vous avez des questionnements d’ordre psychologique : https://www.ordrepsy.qc.ca/coronavirus-covid-19-conseils-psychologiques-et-informations-au-grand-public