La Confédération

Toute l’équipe vous remercie de votre confiance et de votre collaboration. En souhaitant vous revoir bientôt.

Recommandations et conseils aux instances et membres des coopératives d’habitation :

Le ministère met à disposition une affiche que vous pouvez mettre sur les babillards ou dans les passages : Imprimez-la. La Fédération a aussi émis des recommandations en format PDF à afficher dans la coopérative.

Aussi, voici une fiche d’informations qui pourra intéresser les coopératives : Prévention de la COVID-19 – Recommandations intérimaires pour les offices municipaux d’habitation (OMH) et les gestionnaires d’immeubles d’habitation

Que faire lorsqu’un cas de COVID-19 est confirmé parmi les locataires 

À l’attention des gestionnaires, coordonnateurs, conseiller en gestion ou aux conseils d’administration

Les présentes consignes s’appliquent lorsqu’un cas est confirmé et non lorsqu’un locataire est en attente de résultat du test de dépistage.

Pour tous les membres : 

• Lavez-vous les mains souvent à l’eau tiède courante et au savon pendant au moins 20 secondes.

• Observez les règles d’hygiène lorsque vous toussez ou éternuez :

  • Couvrez-vous la bouche et le nez avec votre bras afin de réduire la propagation des germes

  • Si vous utilisez un mouchoir en papier, jetez-le dès que possible et lavez-vous les mains par la suite

• Nettoyez régulièrement dans votre logement les surfaces en contact avec vos mains (poignées, comptoirs, etc.);
• Aérez votre logement régulièrement;
• Si vous êtes malade ou avez des symptômes, demeurez en quarantaine, ne sortez pas de votre logement et demandez de l’aide auprès d’autres membres de la coopérative pour vos besoins essentiels (épicerie, pharmacie)
• L’utilisation des ascenseurs est réservée, dans la mesure du possible, à une seule personne à la fois ou à un couple vivant dans le même logement; 
• Si un cas se déclare dans votre coopérative : que faire? 
• Si vous présentez des symptômes, comme la toux, la fièvre ou des difficultés respiratoires, si vous avez été en contact avec une personne présentant ces mêmes symptômes ou bien si la COVID 19 vous inquiète, appelez, sans frais, au 1 877 644-4545 ou consultez quebec.ca/coronavirus.

Suivez bien les consignes de la Santé publique, si vous êtes en contact avec une personne atteinte, si vous êtes atteint, si vous revenez de voyage, ou si vous êtes en attente de résultat. 

• RASSEMBLEMENTS 
  
  • Selon votre palier, les rassemblements extérieurs et intérieurs peuvent être tolérés et soumis à certaines restrictions par le gouvernement du Québec (voir les restrictions). 

• LOYERS À PAYER : Si vous avez des loyers à payer au conseil ou à son mandataire, priorisez les virements automatisés.

• • Retard ou entente de paiement : si vous avez de la difficulté à payer le loyer, vous devrez communiquer avec le conseil. Considérant la situation, le conseil pourra éventuellement faire preuve de souplesse. Si vous êtes dans l’impossibilité de payer l’entièreté du loyer, communiquez rapidement avec le conseil qui pourra éventuellement vous proposer une entente de paiement, afin d’échelonner le loyer sur plusieurs mois. 

• DÉMÉNAGEMENT : Il est recommandé de mettre en place des mesures de protection, et ce, avant, pendant et après le déménagement, notamment :

  • Limiter le nombre de personnes lors du déménagement; 

  • Respecter les règles de distanciation avec les employés de la compagnie de déménagement ou avec les proches; portez un masque si vous ne pouvez respecter la distanciation. 

  • Se laver les mains régulièrement;

  • Attendre un minimum de 24 heures avant de défaire les boites contenant du matériel non essentiel;

  • Désinfecter tous les meubles et électroménagers (avant et après le déménagement). 

Voici un guide la SHQ qui pourra vous aider.

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Référez aux consignes de la Santé publique, si un membre est en contact avec une personne atteinte, est atteint, revient de voyage, ou est en attente de résultat. 

Pour le conseil et les comités :

• Salles communautaires et les espaces communs utilisés pour les activités : mettez en place des mesures si vous souhaitez les garder ouvertes (désinfection régulière, distanciation physique, calendrier de réservation, échangeur d’air efficace, etc.).
• Vous pouvez toujours organiser vos réunions via la visio-conférence à la place des rencontres présentielles. 
  • De nombreuses plateformes offrent des outils pour permettre d’organiser ces conférences (Zoom, Google Hangouts, Facebook Messenger, Skype, Microsoft Teams, etc.) 
• Limitez les interventions dans les logements pour les réparations urgentes, et les inspections. 
• ENTRETIEN DES ESPACES COMMUNS :
  Vous DEVEZ vous assurer de mettre en place des routines d’entretien supérieures à celles que vous avez. Le comité d’entretien, la personne responsable ou des membres désignés devront nettoyer régulièrement (munis de gants), les poignées de portes des espaces communs, les interphones, les boutons d’ascenseurs, les garde-fous, les rampes d’escalier, etc. tout ce qui peut être touché dans les espaces communs. Si vous avez une buanderie communautaire, il est bien important de nettoyer l’espace, les comptoirs, les appareils électroménagers plusieurs fois par semaine (minimum une fois par jour.

• LOYERS À PERCEVOIR :
  Pour les loyers à payer les premiers de chaque mois, priorisez les virements automatisés (Prélèvement Pré-Autorisé, virement Interac)  
• PROCESSUS DE LOCATION
  Étant donné que les autorités de santé publique recommandent la suspension des visites aux logements, il est essentiel de revoir le processus de location des unités vacantes. À cet effet, voici les recommandations de la Fédération en ce qui concerne la révision de ce processus.

1. 1. Visites 
      • S’il est impossible d’effectuer une visite virtuelle, lors de la visite du logement, le Conseil ou le comité re devrait limiter le nombre de personnes pour cette visite (préférablement un seul candidat au lieu de toute sa famille ou tous ses colocataires, et un seul représentant de la coopérative), limiter sa durée et respecter la distanciation physique de deux mètres;
        • Exiger de façon stricte de se désinfecter les mains en entrant dans l’immeuble que nul ne touche à quoi que ce soit à l’intérieur du logement et que les personnes se tiennent à distance les unes des autres;
        • Le représentant de la coopérative devrait également s’assurer de désinfecter toutes les poignées de porte touchées lors de la visite;
        • Aucune visite ne devrait avoir lieu si l’occupant ou le candidat locataire présente un symptôme de la COVID-19;
   2. Signature de baux par voie électronique : Pour la signature des baux, vous pouvez procéder de façon électronique, selon les consignes de la Régie du logement.  En effet, le bail en format électronique et la signature courriel ont la même valeur légale que leur version manuscrite.

      Comment procéder?
      Le bail, complété mais non signé, est joint au courriel que s’échangent la coopérative et le nouveau locataire. Le locataire l’imprime, le signe, le numérise et le retourne à la coopérative. Celle-ci procède de la même manière: à son tour, il l’imprime, le signe, le numérise et le retourne à la coopérative. La numérisation peut se faire par ordinateur mais aussi avec l’aide d’une application gratuite sur un téléphone intelligent.
      La coopérative peut aussi lui faire parvenir par courriel une copie du bail qu’il aura préalablement rempli. Lorsque le locataire en aura pris connaissance, il pourra indiquer à son courriel de réponse, en incluant le bail en pièce jointe : « J’accepte les termes et conditions du bail ci-joint. Cette réponse tient lieu de signature.

      Dans les deux cas, prévoir conserver les preuves d’envoi de vos courriels et une copie manuscrite du bail en cas de litige. En dernier retour, lorsque l’échange ne peut se faire de façon électronique, les parties peuvent toujours échanger la correspondance et le bail à signer par la poste. 

• L’ORGANISATION DES ASSEMBLÉES 

  Mise à jour quant à l’obligation légale pour les coopératives de tenir une assemblée générale annuelle et de transmettre leur rapport annuel au ministre

  La Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre  C-67.2) impose aux coopératives l’obligation de tenir une assemblée générale annuelle, avec la présence physique de leurs membres, dans un délai de 6  mois suivant la fin de leur exercice financier. De plus, elles doivent transmettre leur rapport annuel au ministre de l’Économie et de l’Innovation dans les 30  jours suivant cette assemblée.

  Compte tenu des circonstances actuelles qui limitent les rassemblements physiques en raison de la COVID-19, il est temporairement permis aux coopératives de tenir une assemblée générale annuelle au moyen des technologies de l’information et des communications (TIC) et de procéder au vote de cette façon lorsque requis, comme stipulé dans l’Arrêté numéro 2020-029 de la ministre de la Santé et des Services sociaux en date du 26 avril 2020.

  Pour les coopératives éprouvant des difficultés à tenir leur assemblée par le biais des TIC ou ne désirant pas procéder de cette manière, le Ministère fera preuve de tolérance dans l’application des dispositions de la Loi concernant la tenue de l’assemblée générale annuelle et la transmission du rapport annuel au ministre. Par conséquent, les coopératives qui ne tiendraient pas leur assemblée de façon virtuelle ne seront pas pénalisées à cause d’un retard. Tant que la situation ne permet pas de rassemblement, tant que le gouvernement et la Santé publique n’autorisent pas les rassemblements de plusieurs personnes, alors les coopératives pourront retarder leur assemblée annuelle. 

Note complémentaire sur la tenue des AGA

Le ministère, dans son arrêté ministériel 2020-029, autorise dans le contexte actuel, la tenue d’assemblées générales annuelles par voie électronique (conférences téléphoniques, visioconférences). Mais ayons en tête qu’une condition essentielle doit être respectée :  celle où tous les membres doivent pouvoir communiquer entre eux et être entendus de manière immédiate,  tout au long de cette assemblée.

Et si votre coopérative souhaite absolument tenir son AGA par voie électronique, voici quelques suggestions pour faciliter le tout : 

• Transmettre aux membres toute l’information, préalablement;
• Demander aux membres de soumettre leurs questions par écrit, avant l’assemblée, pour qu’elles soient traitées lors de l’AGA; 
• En prévision de l’élection, inviter les membres à poser leur candidature avant l’AGA;
• Pour les élections et d’éventuels décisions à prendre, utilisez des plateformes en ligne ou fournir aux membres des bulletins de vote (avec choix des candidats à cocher) et inviter- les à les remettre par courriel, avant la fin de l’assemblée. Les résultats pourront alors être dévoilés pendant l’assemblée. 

Cela représente tout un exercice, mais cela est réalisable, si la coopérative tient absolument à tenir son assemblée. 

En terminant, le Ministère de l’économie et de l’innovation accepte les rapports annuels, dans la mesure où les états financiers ont été adoptés par le conseil d’administration, tel que prévu à la Loi. Le ministère est également compréhensif sur la production du plan d’entretien quinquennal. 

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Référez aux consignes de la Santé publique, si un membre est en contact avec une personne atteinte, est atteint, revient de voyage, ou est en attente de résultat. 

Les interventions dans les logements (travaux et visites) 

Avant l’éventuelle visite d’un entrepreneur ou d’un candidat, il est recommandé au Conseil de poser les fameuses trois questions à chacun de vos futures visiteurs :

1. Présentez des symptômes liés au COVID-19? (Taux, Fièvre, perte d’odorat ou Difficultés respiratoires)
   • Si la personne répond oui, vous annuler la visite.
2. Revenez-vous de l’étranger? Si oui, depuis combien de temps?
   • Si cela fait moins de 14 jours, vous reportez la visite après la fin du délai d’isolement volontaire. Vous reposerez alors les questions 1 et 3 afin de revalider le profil du candidat
3.  Avez-vous été en contact avec quelqu’un présentant des symptômes ou revenant de l’étranger depuis moins de 14 jours?
   • Si la personne répond oui, vous reportez la visite après la fin du délai d’isolement volontaire.

Si la personne passe l’enquête : 

• Pour les réparations urgentes et nécessaires, les travaux majeurs ou les visites annuelles de logements (inspection)

Les membres locataires ont l’obligation de laisser accès à leur logement, si des travaux majeurs ou une réparation urgente et nécessaire devaient s’y faire (on entend par là : tout ce qui pourrait nuire au logement et au bâtiment si aucune intervention n’était faite), ou les inspections annuelles, c’est inscrit au Code civil du Québec. Le conseil d’administration ou le comité d’entretien devront s’assurer de respecter et faire respecter toutes les mesures de précaution nécessaires et les règles sanitaires auprès de l’entrepreneur ou des personnes responsables des travaux : lavage de mains avant d’entrée dans le logement, nettoyage de poignées avant et après le passage de la personne, conserver les distances nécessaires entre les personnes, nettoyer parfaitement après l’intervention, etc. 

• En cas de visite de logement pour d’éventuels nouveaux locataires 

Si la visite physique d’un logement doit avoir lieu, le Conseil ou le comité de sélection et l’aspirant membre-locataire devraient s’assurer de respecter les mesures sanitaires recommandées.

• Notamment, ceux-ci devraient conserver une distance minimale d’un mètre entre eux,
• Se laver les mains avant d’entrer dans le logement ainsi qu’à la sortie de celui-ci.
• Tous devraient éviter de toucher des objets ou meubles dans le logement.
• Le cas échéant, un seul aspirant locataire ne devrait être présent lors de la visite du logement et la durée celle-ci devrait être restreinte.
• Le locateur devrait également s’assurer de désinfecter toutes les poignées de porte touchées lors de la visite.

L’entraide entre les membres et bénévolat dans la communauté

En ces temps de distanciation physique, il est plus que primordial de faire preuve de solidarité et d’entraide entre les membres. Peut-être avez vous des voisins ou voisines qui vivent seul-e-s et qui auraient besoin d’aide s’ils sont plus âgés ou confinés? Voici un outil qui pourrait aider à contrer l’isolement; il a été développé par Santé Mentale Québec. 

Voir l’outil

Vous trouverez ici les CONSIGNES IMPORTANTES À SUIVRE POUR LES BÉNÉVOLES. Veuillez en prendre connaissance pour votre sécurité et celle des autres. 

Pour les coopératives personnes âgées avec services (Volet II : légère perte d’autonomie ou semi-autonomes)

Les informations dans les documents suivants s’adressent aux Résidences privées pour aînés, aux CHSLD et aux ressources intermédiaires. Mais la plus grande majorité de leur contenu s’avère pertinent pour les coopératives d’habitation volet II [coopératives avec services (exemples : repas, maintien à domicile, entretien ménager) pour des personnes âgées en légère perte d’autonomie]
Que les conseils d’administration en prennent bien connaissance, et le transmettent au gestionnaire ou au coordonnateur de la coopérative.

DOCUMENT : Que faire s’il y a présence de cas probables ou confirmés. 

Vous retrouverez dans ce document les consignes, les recommandations, les services essentiels à conserver : aménagements des lieux, aménagements des services, accueil des personnes de l’externe, entretien, gestion des repas, si des cas de COVID-19 se confirment etc. Bien entendu, le contenu des documents ne concernent pas toutes les coopératives et est exhaustif, ne prenez en compte que ce qui s’applique à votre coopérative. 

Aussi si un ou plusieurs se déclarent, en plus d’appeler la ligne 1 877 644-4545. contactez rapidement la Santé Publique, via le CISSS ou le CIUSSS de votre région. 

• Recommandations intérimaires concernant les organismes communautaires : mesures supplémentaires de prévention plus spécifiques aux organismes qui offrent de l’hébergement
• COVID-19  : directives pour les Résidences privées pour aînés. 
• Mesures supplémentaires à mettre en place en cas d’incendie dans une résidence privée pour aînés
  lors de l’évacuation et au point de rassemblement pour éviter la propagation de la COVID-19
• COVID-19 : mesures de prévention en milieu de travail : recommandations intérimaires

Consignes intérimaires destinées aux responsables des milieux de vie collectifs pour aînés avec des troubles neurocognitifs –> consulter le document suivant

• Pour toute question au sujet de la COVID-19 : www.quebec.ca/coronavirus ou https://www.msss.gouv.qc.ca/…/maladi…/coronavirus-2019-ncov/
• Si vous avez des questionnements d’ordre psychologique : https://www.ordrepsy.qc.ca/coronavirus-covid-19-conseils-psychologiques-et-informations-au-grand-public

Pour les suivis dans la Ville de Québec : www.ville.quebec.qc.ca/covid19/

Pour les suivis dans la Ville de Lévis : www.ville.levis.qc.ca/…/securite-civile-mesures-u…/covid-19/