Coronavirus – Directives concernant les dépenses associées aux services essentiels

[Mise à jour : 27 mars 2020, 20 h 00]

Malgré les circonstances actuelles exceptionnelles, certaines opérations courantes de votre organisme doivent continuer. Il en est de même pour celles de la Société d’habitation du Québec. Ainsi, nous vous rappelons que vous devez obtenir une autorisation de la

Société avant d’engager toute dépense non budgétée.

Le tableau suivant présente
l’imputation des dépenses associées aux services essentiels qui doivent être
assurés par votre organisme, incluant toutes les activités supplémentaires.

Services essentiels	Activités	Postes budgétaires – HLM (voir ci-bas la procédure pour faire une demande budgétaire supplémentaire)
La réponse à la clientèle	Répondre aux questions par courriel et par téléphone. Répondre aux questions liées à la COVID-19 Installer les affiches et distribuer les documents de prévention liés à la COVID-19	Enveloppe ACE – postes 61112 et 61132 (salaires et avantages sociaux – Personnel à la sélection-location)
L’émission de paiements aux fournisseurs	Traiter les factures Payer les fournisseurs (par chèque ou par dépôt direct)	Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)
La perception des loyers	Envoyer des rappels Récolter les paiements (par chèque ou par dépôt direct) Procéder au renouvellement des baux	Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)
Le traitement des ententes de paiement	Analyser les ententes, au besoin Faire les recommandations de paiement Procéder aux paiements	Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)
Le versement mensuel des PSL aux organismes sous ententes	Analyser des documents, au besoin Procéder aux versements des sommes dues (par chèque ou par dépôt direct)	Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)
La livraison des logements attribués à ce jour (vacants)	Organiser des visites virtuelles des logements Nettoyer les logements Procéder au déménagement, en respectant mesures de prévention.	Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)
Les travaux urgents dans les logements et sur les bâtiments	Respecter les normes de distanciation sociale Nettoyer les surfaces Procéder aux réparations	Entretien de base : Enveloppe ACE – postes 62114 et 62134 (Salaires et avantages sociaux – Conciergerie/Entretien – Ressources internes) Achat de matériel : postes de la série 62300 en fonction du type d’achat Réparation majeure : RAM en tenant compte de la directive de capitalisation
La tenue des conseils d’administration lorsque nécessaire (par téléphone)	Préparer les documents nécessaires et les envoyer par courriel Procéder à la conférence téléphonique	Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration Note : Comme le C. A. est à distance, il ne doit pas y avoir de remboursement pour les frais de déplacement ou de repas au poste 61232
La disponibilité d’une personne en autorité	Laisser un numéro de téléphone ou une adresse courriel pour répondre à des questions	Directeur ou cadre : la disponibilité fait partie de ses fonctions, donc est prévue à son salaire (postes 61111 et 61131) Personne supplémentaire : poste 62497 (Autres frais d’exploitation)
L’entretien de l’immeuble	Collecter les ordures Nettoyer les logements lors de déménagements et/ou les salles communes* Nettoyer plus fréquemment les surfaces*	Enveloppe ACE – postes 62114 et 62134 (Salaires et avantages sociaux – Conciergerie/Entretien – Ressources internes)
Autres	Acheter du matériel pour le télétravail, incluant les télécommunications	Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
	Payer les salaires des ressources remplaçant les employés en isolement	Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
	Acheter des équipements et fournitures sanitaires spécifiques à la pandémie de COVID-19	Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
	Budget supplémentaire pour les opérations courantes de l’organisme	Dépense courante : à comptabiliser dans le poste comptable approprié
	Financer les surcoûts liés à la gratuité des buanderies	Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
	Mettre en place un service de sécurité temporaire* Seulement pour immeubles catégorie « personnes âgées »	Enveloppe ACE – poste 62371 (Sécurité)
	Assurer le soutien à la clientèle supplémentaire et temporaire	Soutien à la clientèle – Poste 66923 Note : Aucun dépassement budgétaire ne peut être autorisé dans ce poste.

* Ces activités peuvent être mises en place dès maintenant sans l’autorisation préalable de la SHQ mais doivent faire l’objet d’une demande de budget supplémentaire d’ici le 10 avril 2020.

Procédure pour faire une demande de budget supplémentaire :

Remplir une demande de budget supplémentaire, laquelle doit préciser le besoin (ex. : le nombre d’employés avec leur nom et leur fonction, les coûts associés aux salaires et avantages sociaux des employés, le coût de l’équipement informatique, etc.);
Transmettre la demande à votre conseiller en gestion par courriel, en copie au chef d’équipe et au directeur DHS;
Sur réception du courriel de confirmation de votre conseiller en gestion (au plus tard 2 jours ouvrables après la réception de la demande), la dépense pourra être engagée.

Notes :

Rappel : toute dépense imputée au poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation) sera prise en compte dans le calcul de la contribution à la réserve d’autogestion;
Toute dépense supplémentaire autorisée devra faire l’objet d’une description distinctive à l’annexe H lors de l’élaboration des états financiers de l’organisme;
Tous les courriels confirmant l’autorisation de la Société d’engager une dépense doivent être conservés;
Chacune des dépenses engagées doivent être assumées par l’ensemble des programmes ou autres activités qui sont gérés par l’organisme soit ACL, LAQ, AR et HLM public et HLM privé, organismes apparentés ou organismes en gestion. La répartition entre les programmes peut se faire selon le prorata du nombre de logement ou par toute autre méthode acceptable pour la SHQ.

Message important

Ces assouplissements et nouvelles mesures sont exceptionnels et temporaires. Une nouvelle communication vous sera acheminée lors de nouveaux développements.

Vous pouvez communiquer en tout temps avec votre conseiller en gestion de la Société d’habitation du Québec.

27 Mar 2020

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27 Mar 2020