Par Philippe Guillot, conseiller en gestion

Les PV ne sont accessibles que par les personnes qui ont assistées ou avait le droit d’assister à la réunion. Par exemple, le PV d’une assemblée générale des membres de la Coopérative est accessible à tous les membres. Le PV d’une réunion du CA est accessible aux administrateurs en poste.

Par ailleurs, les PV de tous les autres comités de la Coop sont accessibles à la fois aux membres de ces comités et aux administrateurs car ceux-ci sont des créations du CA et, ce dernier, prend les décisions finales suite aux recommandations des comités.

En plus des personnes mentionnées, il y a trois exceptions à cette règle : Le vérificateur doit avoir accès aux livres, de même qu’une personne qui est nommé par le Ministre pour enquêter et la Fédération dont la Coopérative est membre qui fait une inspection.

Le CA doit permettre aux membres de la Coopérative de consulter les documents suivants pendant les heures normales d’ouverture des bureaux et leur permettre d’en prendre copie: 

• les statuts,
• les règlements de la coopérative,
• la convention des membres de ne pas élire d’administrateurs pour un an, s’il y a lieu,
• la liste des administrateurs,
• les procès-verbaux de toutes les assemblées des membres,
• le registre de tous les transferts de valeurs mobilières,
• les résolutions de l’assemblée générale,
• Le dernier rapport annuel,
• la liste des membres.

Finalement, ces règles expriment le minimum des informations à dévoiler mais il n’y a rien qui empêche le CA, après avoir pris une résolution à cet effet, d’être plus transparent et d’offrir d’avantage d’informations aux membres ou à la Fédération qui a pour mission de voir à la protection des coopératives d’habitation qui en sont membres.